Zásilka prochází v systému různými stavy. Administrátor by měl tyto možné stavy a přechody mezi nimi znát, aby mohl správně nastavit parametry a rozuměl chování aplikace. Názorně je toto zachyceno na následujícím diagramu:
| Gliffy | ||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Časy automatických expirací a tedy přechodů mezi stavy může administrátor nastavit v části Nastavení - Konfigurace - Workflow zásilek.